Geschäftsprozessautomatisierung. Was ist Prozessautomatisierung?
Bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen in einem kleinen Unternehmen, auch bekannt als Geschäftsprozesse digitalisieren, geht es darum, verschiedene Arten von Werkzeugen einzusetzen, um Aufgaben zu erledigen, die bisher manuell erledigt wurden.
Tools können automatisiert werden, um:
- zeitmanagement
- buchhaltung
- marketing
- sich wiederholende Arbeiten ausführen
Die Hauptziele der Geschäftsprozessautomatisierung in einem kleinen Unternehmen
Eines der Hauptziele der Automatisierung ist es, eine Menge Zeit zu sparen. Durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen können sich kleine Unternehmen auf die wichtigeren Aspekte ihres Geschäfts konzentrieren, anstatt Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben zu verschwenden.
Automatisierung hilft auch, Fehler zu vermeiden, die zu kostspieligen Fehlern führen können. Automatisierte Rechnungsstellungssysteme minimieren zum Beispiel das Risiko von Fehlern in Finanzdokumenten. Und wir wissen, dass das stressig sein kann, oder?
Die Einführung der Geschäftsprozessautomatisierung ermöglicht es dir, deinen Betrieb zu vergrößern, ohne dass du deine Belegschaft erheblich aufstocken musst. Kleine Unternehmen können so mehr Kunden bedienen und mehr Aufträge bearbeiten.
Erhöhe die Aufgabentransparenz
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen erhöht die Transparenz von Aufgaben und ermöglicht eine bessere Überwachung von Fortschritten und Ergebnissen. Mit Projektmanagement-Tools wie Trello oder Asana kannst du verfolgen, wie dein Team arbeitet.
Was soll automatisiert werden?
1. Automatisierung der Rechnungsstellung
Die Automatisierung der Rechnungsstellung und Buchhaltung ist einer der wichtigsten Bereiche der Geschäftsprozessautomatisierung und aufgrund der Vielzahl an Tools auch am einfachsten zu bewerkstelligen.
Mit Tools wie QuickBooks, Xero und Wave, oder auch aus unserem Land, kannst du Rechnungen erstellen, Zahlungen verfolgen und Finanzberichte verwalten.
Durch die Einführung der automatisierten Rechnungsstellung wird der Zeitaufwand für die manuelle Rechnungsstellung erheblich reduziert.
2. Aufgabenmanagement und Geschäftsprozesse digitalisieren
Aufgaben- und Projektmanagement-Tools wie z. B.:
Trello
Link: trello.com
Apps ermöglichen die Automatisierung vieler Aspekte der Teamarbeit und tragen zur Geschäftsprozessautomatisierung bei. Das Verfolgen von Aufgabenfortschritten, das Delegieren von Verantwortlichkeiten und das Verwalten von Ressourcen werden effizienter.
Die Automatisierung des Projektmanagements ermöglicht eine bessere Überwachung der Aufgabenerledigung und der Fristen. So können sich die Teams auf die Erreichung der Ziele konzentrieren, anstatt sich um die täglichen Aufgaben zu kümmern.
3. Automatisierung von Marketing und Kundenkommunikation
Die Automatisierung der Marketing- und Kundenkommunikation ist hilfreich, um die Marketingaktivitäten zu steigern. Tools, die automatisierte E-Mail-Kampagnen ermöglichen:
- Mailchimp
- HubSpot
- Buffer
MailChimp
Link: slack.com
Mit automatisierten Newslettern kannst du personalisierte Nachrichten zum richtigen Zeitpunkt an deine Kunden schicken. Auf diese Weise können Unternehmen ihr Publikum effektiver ansprechen und die Konversionsrate erhöhen.
4. Automatisierung des Kundendienstes
Automatisiere deinen Kundenservice mit Tools wie:
- Zendesk
- Freshdesk
- Intercom
Zendesk
Link: https://www.zendesk.com/
Ermöglicht eine effizientere Verwaltung von Kundenanfragen. Sie erstellen automatische Antworten auf Anfragen und verwalten Nachrichten an den Support, was die Serviceprozesse beschleunigt.
5. Automatisierung der Lagerverwaltung
Die Einführung der Automatisierung in der Bestandsverwaltung eignet sich für Unternehmen, die ihre Lagerbestände überwachen müssen. Hier wird die Automatisierung durch Tools unterstützt wie:
- TradeGecko
- Unleashed
- Zoho Inventory
Die Anwendungen ermöglichen die Bestandsverfolgung, Lagerbestellung und die Erstellung von Bestandsberichten.
Technologien zur Unterstützung der Geschäftsprozessautomatisierung
Robotergestützte Prozessautomatisierung
Robotic Process Automation (RPA) ist eine Schlüsselkomponente der Geschäftsprozessautomatisierung, die die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben durch Software ermöglicht, die menschliche Tätigkeiten simuliert.
RPA kann für die Automatisierung von Prozessen eingesetzt werden, wie z. B.:
- dateneingabe
- rechnungsbearbeitung
- bestandsmanagement
Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen
Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen spielen eine wichtige Rolle in der Geschäftsprozessautomatisierung, da sie die Automatisierung von komplexeren Aufgaben ermöglichen, die eine Datenanalyse und unabhängige Entscheidungsfindung erfordern.
KI kann eingesetzt werden, um Marketingangebote zu personalisieren, das Kundenverhalten zu analysieren oder Umsatzprognosen zu erstellen.
KI ermöglicht präzisere und effektivere Maßnahmen, was sich in der Regel in besseren Geschäftsergebnissen niederschlägt.
Cloud Computing und SaaS-Software
Cloud Computing und Software as a Service (SaaS) sind Technologien, die einen einfachen Zugang zu Automatisierungswerkzeugen ermöglichen, um Geschäftsprozesse zu digitalisieren, ohne in teure IT-Hardware und Infrastruktur zu investieren.
Mit der Cloud können kleine Unternehmen Geschäftsprozesse digitalisieren und von fortschrittlichen Automatisierungswerkzeugen wie ERP- und CRM-Systemen profitieren.
Google Cloud-Plattform
Link: https://cloud.google.com/
Google Cloud Platform, die eine breite Palette von Cloud-Diensten anbietet, darunter Tools zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Cloud Computing ermöglicht eine flexible Skalierung der Ressourcen und die Anpassung an die aktuellen Bedürfnisse eines Unternehmens.
Slack
Link: slack.com
SaaS-Software, wie z. B. das beliebte Slack, ermöglicht die Automatisierung von Kommunikation und Teamzusammenarbeit. So können kleine Unternehmen Projekte und Aufgaben effizient verwalten, unabhängig vom Standort der Mitarbeiter/innen.
So suchst du nach Aufgaben, die du automatisieren kannst
1. Aufgaben auswählen
Der erste Schritt bei der Implementierung von Automatisierung ist die Identifizierung von Aufgaben, die automatisiert werden können. Es ist sinnvoll, die Geschäftsprozesse zu analysieren und Beispiele zeitaufwändiger und routinemäßiger Aufgaben zu finden.
2. Auswahl der richtigen Werkzeuge
Sobald die zu automatisierenden Aufgaben identifiziert sind, müssen die richtigen Werkzeuge und Technologien ausgewählt werden. Um zu verstehen, was Prozessautomatisierung ist und wie sie deinem Unternehmen nützen kann, ist es wichtig, dass diese Werkzeuge mit deinen bestehenden Systemen kompatibel sind und die spezifischen Anforderungen deines Unternehmens erfüllen.
Teste verschiedene Tools, bevor du eine endgültige Entscheidung triffst, um die beste Lösung für dein Unternehmen zu finden.
3. Planung und Gestaltung der Automatisierung
Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse erfordert eine gründliche Planung und Gestaltung der Automatisierung, einschließlich der Erstellung eines detaillierten Umsetzungsplans. Dieser Plan sollte Zeitvorgaben, Ressourcen und Teamverantwortlichkeiten enthalten.
Es ist auch wichtig, potenzielle Risiken zu berücksichtigen und Strategien zu entwickeln, um sie zu bewältigen. Eine effektive Planung minimiert das Risiko, dass die Umsetzung scheitert.
4. Testen und Optimieren der Automatisierung
Sobald die Automatisierung implementiert ist, ist das Testen notwendig, um sicherzustellen, dass alles wie geplant funktioniert. Das Testen ermöglicht es dir, Fehler zu entdecken und zu beheben und die Prozesse zu optimieren.
Die regelmäßige Optimierung der automatisierten Aufgaben ist entscheidend für ihre Effizienz. Die Überwachung der Ergebnisse ermöglicht eine kontinuierliche Prozessverbesserung.
5. Überwachung und Verbesserung der Automatisierung
Die Überwachung automatisierter Prozesse ist entscheidend für ihre kontinuierliche Verbesserung. Datenanalysetools können dabei helfen, die Leistung zu bewerten und verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren.
Regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen von automatisierten Prozessen stellen sicher, dass sie mit den aktuellen Anforderungen des Unternehmens übereinstimmen. Kontinuierliche Verbesserung ist der Schlüssel, um auf dem Markt wettbewerbsfähig zu bleiben.
FAQ
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Was versteht man unter Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung ist eine Methode zur Optimierung von Geschäftsprozessen durch den Einsatz von Technologie und Software. Sie zielt darauf ab, manuelle und repetitive Aufgaben zu minimieren und die Effizienz und Produktivität zu steigern.
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Was bedeutet Geschäftsprozessautomatisierung?
Geschäftsprozessautomatisierung bezieht sich auf die Verwendung von Technologien zur Digitalisierung und Standardisierung komplexer Arbeitsabläufe in Unternehmen. Sie ermöglicht eine schnellere Durchführung von Aufgaben und reduziert menschliche Fehler.
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Wie kann man Prozesse automatisieren?
Prozesse können durch spezielle Software, Workflow-Management-Tools und künstliche Intelligenz automatisiert werden. Der Schlüssel liegt in der Identifikation wiederholbarer Aufgaben und deren Überführung in automatisierte Systeme.
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Wie funktioniert Automatisierung?
Automatisierung basiert auf vordefinierten Regeln und Algorithmen, die Aufgaben selbstständig ausführen. Sie nutzt Technologien wie Robotersteuerung, Softwareskripte und intelligente Systeme, um Prozesse ohne menschliches Eingreifen zu optimieren.
